Regulamin wydarzenia

pn. Światowy Zjazd Polonijnych Środowisk Medycznych „Save a life”
21-22 listopada 2025 r. Warszawa

PREAMBUŁA

Światowy Zjazd Polonijnych Środowisk Medycznych „Save a life” to znaczące wydarzenie gromadzące przedstawicieli zawodów medycznych polskiego pochodzenia z różnych krajów świata. Celem wydarzenia jest wymiana doświadczeń oraz dobrych praktyk
w zakresie przedszpitalnego ratowania życia, profilaktyki i edukacji zdrowotnej, realizowanej w oparciu o różnorodne systemy ochrony zdrowia.

Wydarzenie to stanowi okazję do integracji polskich i polonijnych środowisk medycznych, wzmacnianiu ich pozycji w krajach zamieszkania, budowaniu międzynarodowej współpracy zawodowej oraz nawiązania cennych kontaktów.

§ 1.

Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy regulamin („Regulamin”) określa zasady uczestnictwa
    w Światowym Zjeździe Polonijnych Środowisk Medycznych, zwanym dalej „Zjazdem” lub „Wydarzeniem”.
  2. Organizatorem Zjazdu jest Polskie Towarzystwo Lekarskie z siedzibą
    w Warszawie, NIP: 5260012646, REGON: 000811661, zwane dalej „Organizatorem”.
  3. Współorganizatorem Zjazdu jest Naczelna Izba Lekarska z siedzibą
    w Warszawie NIP: 5220002328 REGON: 001410326 zwana dalej „Współorganizatorem”.
  4. Zjazd odbędzie się w dniach 21-22 listopada 2025 r. w Centrum Dydaktycznym Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego ul. Ks. Trojdena 2a, Warszawa.
  5. Spotkanie ma charakter wyłącznie stacjonarny i odbędzie się w określonym miejscu i terminie podanym przez Organizatora.
  6. Oficjalnym językiem Zjazdu jest język polski.

§ 2.

Rejestracja i warunki uczestnictwa

  1. Warunkiem uczestnictwa w Zjeździe jest dokonanie rejestracji za pośrednictwem Formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Zajazdu pod adresem: https://www.swiatowyzjazdpsm.pl.
  1. Udział w Spotkaniu możliwy jest wyłącznie po uprzednim dokonaniu rejestracji
    i zaksięgowaniu wpłaty.
  2. Obowiązujące opłaty rejestracyjne:
  3. Uczestnik konferencji – 200 zł brutto;
  4. Osoba towarzysząca – udział bezpłatny
  5. Dzieci i młodzież do lat 16 (liczone rocznikowo) – udział bezpłatny.
  6. Opłata za uczestnictwo jest bezzwrotna.
  1. Komitet Organizacyjny może podjąć decyzję o zwolnieniu z opłaty wpisowej na prośbę wysłaną na adres polonia2025@nil.org.pl.
  2. Z opłaty są także zwolnieni członkowie Organów Organizatora
    i Współorganizatora, Partnerzy oraz Patroni Wydarzenia a także osoby świadczące pracę w ramach organizacji Wydarzenia.
  3. Osobą towarzyszącą jest osoba nieuczestnicząca czynnie w sesjach merytorycznych Konferencji, której obecność została zgłoszona przez zarejestrowanego uczestnika.
  4. O zaakceptowaniu zgłoszenia Organizator poinformuje drogą mailową.
  5. Rejestrując się na wydarzenie Uczestnik wyraża zgodę na kontakt mailowy lub telefoniczny.
  6. Uczestnik zobowiązany jest do podania prawdziwych danych osobowych oraz informacji zawodowych.
  7. Liczba miejsc na Zjeździe jest ograniczona. Decyduje kolejność zgłoszeń oraz uiszczenie opłaty rejestracyjnej.
  8. Rejestracja uczestników rozpoczyna się od 1 lipca 2025 r. i trwa do 20 listopada 2025 r.
  9. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia zgłoszenia z powodu braku miejsc, gdy zgłoszenie zostało wprowadzone do systemu po terminie rejestracji wskazanym w ust. 12 powyżej a także zwłaszcza w przypadku stwierdzenia niezgodności danych lub działania na szkodę Organizatora
  10. Ponadto Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia udziału Uczestnika
    w Wydarzeniu ze względu na możliwość naruszenia zasad bezpieczeństwa
    i porządku publicznego, jak również bezpieczeństwa Wydarzenia, W związku
    z powyższym Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub zwrotu za koszt podróży.
  11. W wypadku, gdy Użytkownik nie sfinalizuje rejestracji na wydarzenie
    w przewidzianym czasie, jego zgłoszenie wraz z podanymi danymi jest automatycznie, trwale usuwane z bazy danych Serwisu rejestrującego.
  12. Uczestnikiem wydarzenia może być osoba fizyczna, która spełni łącznie wszystkie kryteria zawarte w Regulaminie. Składają się na nie:
  13. rejestracja w systemie rejestracyjnym online pod adresem: https://www.swiatowyzjazdpsm.pl
  14. zaakceptowanie postanowień Regulaminu;
  15. otrzymanie  od  Organizatora  maila z potwierdzeniem uczestnictwa;
  16. złożenie innych oświadczeń wymaganych w procesie rejestracji.
  17. Zakres działania systemu rejestrującego obejmuje usługę polegającą na przechowywaniu w jego bazie danych rejestracyjnych Uczestnika, a także obsłudze tej rejestracji (polegającą na zbieraniu, utrwalaniu, przechowywaniu, aktualizowaniu, uzupełnianiu i usuwaniu tych danych) przez Organizatora.

§ 3.

Program i organizacja Kongresu

  1. Szczegółowy program Kongresu będzie dostępny na stronie internetowej Organizatora i może ulec zmianie z przyczyn niezależnych od Organizatora.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie Zjazdu, zmiany osób prelegentów, a także do odwołania Zjazdu w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych niezależnych od Organizatora. W przypadku odwołania Konferencji, informacja o tym fakcie zostanie przekazana zgłoszonym Uczestnikom na minimum 2 tygodnie przez planowanym wydarzeniem.
  3. W celu zapewnienia prawidłowej organizacji Zjazdu, Organizator powoła Komitet Honorowy, Naukowy oraz Organizacyjny.

§ 4.

Odpowiedzialność

  1. Organizator oświadcza, że treści przekazane przez niego w trakcie Zjazdu mają charakter wyłącznie edukacyjny. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe u Uczestników lub osób trzecich, w związku lub na skutek wykorzystania przez Uczestników informacji, wiedzy lub umiejętności zdobytych w trakcie Konferencji.
  2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności w szczególności za:
    1. błędne dane wpisane przez Uczestnika podczas rejestracji na Zjazd;
    1. rzeczy zgubione lub pozostawione bez nadzoru podczas trwania Zjazdu.
    1. poniesione straty i utracone korzyści przez Uczestnika lub osoby trzecie, które zostały spowodowane podaniem nieprawdziwych danych przez osobę dokonującą rejestracji;
    1. poniesione szkody i utracone korzyści przez Uczestnika lub osoby trzecie, które zostały spowodowane działaniami lub zaniechaniami osób trzecich, na które Organizator nie miał wpływu;
    1. poniesione szkody i utracone korzyści przez Uczestnika lub osoby trzecie, które zostały spowodowane odwołaniem Zjazdu przez Organizatora z powodu siły wyższej, w tym zaostrzenia przepisów lub pogorszenia sytuacji epidemicznej – w wyniku stanu epidemii (zdarzenia losowe niezależne od Organizatora).
  3. Uczestnicy ponoszą odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone przez nich na terenie obiektu, w którym odbywa się Kongres.
  4. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn wyłącznie zależnych od Organizatora, Organizator niezwłocznie poinformuje o tym fakcie Uczestnika.

§ 5.

Zasady uczestnictwa

  1. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania niniejszego Regulaminu oraz zaleceń Organizatora.
  2. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad porządku, przepisów BHP oraz zaleceń Organizatora podczas trwania Zjazdu a także regulacji obowiązujących na terenie obiektu, gdzie odbywa się Zjazd.
  3. Zabronione jest rozpowszechnianie treści reklamowych oraz prowadzenie działalności komercyjnej bez uprzedniej pisemnej zgody Organizatora.
  4. Organizator może wyprosić z terenu Zjazdu osoby zachowujące się w sposób sprzeczny z przyjętymi zasadami współżycia społecznego lub zagrażający bezpieczeństwu innych uczestników.
  5. Organizator nie pokrywa kosztów dojazdu i zakwaterowania Uczestników, o ile nie ustalono inaczej.
  6. Osoby niepełnoletnie mogą brać udział w Wydarzeniu wyłącznie pod opieką osoby dorosłej (opiekuna).
  7. Za bezpieczeństwo osoby niepełnoletniej podczas całego czasu trwania Zjazdu odpowiedzialność ponosi jej opiekun.
  8. Do obowiązków opiekuna należy zapewnienie stałej opieki oraz dbanie
    o bezpieczeństwo i dobre samopoczucie osoby niepełnoletniej w trakcie uczestnictwa w Wydarzeniu.
  9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek zdarzenia wynikające
    z braku nadzoru nad osobą niepełnoletnią.

§ 6.

 Zasady Wykorzystania Wizerunku, Głosu Oraz Wypowiedzi

  1. Organizator oświadcza, a Uczestnik wyraża zgodę na to, że przebieg Zjazdu będzie rejestrowany w formie nagrania audiowizualnego oraz/lub zdjęć, a tak stworzone utwory będą wykorzystywane do celów emisji w środkach masowego przekazu (telewizja, radio, Internet, prasa, itp.) lub dla celów dokumentacji, promocji, reklamy: Organizatora, Współorganizatora i innych osób wskazanych przez Organizatora, jak również samego Zjazdu (komercyjne wykorzystanie). 
  2. Uczestnik upoważnia Organizatora i osób wskazanych w ust. 1 do wykorzystania swojego wizerunku oraz/lub głosu i wypowiedzi oraz rozpowszechniania ich jako elementów utworów do celów wymienionych w ust. 1 powyżej i niniejszym udziela niewyłącznej oraz nieodpłatnej zgody, bez ograniczeń czasowych oraz terytorialnych, na ich wykorzystanie przez Organizatora, Współorganizatora oraz wszelkie upoważnione do tego przez Organizatora podmioty na różnych polach eksploatacji utworów w szczególności:
  3. utrwalanie na jakimkolwiek nośniku audiowizualnym (na nośnikach wideo, taśmie światłoczułej, magnetycznej i dysku komputerowym,
    w sieci multimedialnej w tym w Internecie);
  4. zwielokrotnianie jakąkolwiek techniką;
  5. publiczne wyświetlanie, odtwarzanie, nadawanie i reemitowanie;
  6. wypożyczenie, najem, użyczenie nośników, na których utrwalono wizerunek, głos, wypowiedź;
  7. wprowadzenie do pamięci komputera i do sieci multimedialnej;
  8. wykorzystanie na różnego rodzaju stronach internetowych (m.in. na stronie Organizatora i Współorganizatora).

§ 8.

Przetwarzanie danych osobowych (RODO)

  1. Dane osobowe Osób rejestrujących się oraz Uczestników Konferencji, a także osób im towarzyszących, w tym dzieci, będą przetwarzane przez Polskie Towarzystwo Lekarskie oraz Naczelną Izbę Lekarską jako współadministratorów danych osobowych, zgodnie z art. 26 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”).
  2. Współadministratorzy wspólnie ustalili cele i sposoby przetwarzania danych osobowych w związku z organizacją Konferencji, w tym w szczególności:
  3. rejestrację uczestnictwa,
  4. organizację wydarzenia, w tym program, logistykę, bezpieczeństwo i identyfikację uczestników,
  5. komunikację przed, w trakcie i po wydarzeniu,
  6. ewentualne rozliczenia związane z udziałem w konferencji.
  7. W przypadku zgłoszenia osoby towarzyszącej, w tym dziecka, osoba dokonująca zgłoszenia oświadcza, że uzyskała odpowiednią zgodę na przekazanie danych osobowych tej osoby oraz wypełnienie obowiązków informacyjnych wynikających
    z RODO.
  8. Szczegółowe informacje dotyczące podziału obowiązków między współadministratorami oraz zasad realizacji praw osób, których dane dotyczą, zostały określone w Umowie o współadministrowaniu danymi osobowymi zawartej między współadministratorami. Uczestnik może uzyskać dostęp do kluczowych informacji wynikających z tej umowy na żądanie, kontaktując się z którymkolwiek ze współadministratorów.
  9. Każda z osób, których dane dotyczą, ma prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych – w zakresie i na zasadach określonych w RODO.
  10. Szczegółowa informacja o przetwarzaniu danych osobowych znajduje się w Klauzuli informacyjnej, dostępnej podczas procesu rejestracji oraz na stronie internetowej konferencji.

§ 9.

Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie decyzje podejmuje organizator. Decyzje organizatora są ostateczne i nie są decyzjami w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 572).
  2. Wszelkie spory mogące wyniknąć w związku z uczestnictwem w Zjeździe będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
  3. Wszelkie zmiany regulaminu będą publikowane na stronie internetowej wydarzenia lub przekazywane drogą mailową zarejestrowanym uczestnikom.
  4. Zjazd jest organizowany z udziałem sponsorów lub pod patronatem.
  5. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu w przypadku zmian przepisów prawa lub innych istotnych zdarzeń mających wpływ na organizację i prowadzenie Zjazdu.
  6. Zmiany Regulaminu uważa się za dokonane z chwilą ich opublikowania na stronie Zjazdu, o której mowa w § 2 ust. 1.
  7. W przypadku trudności z wypełnieniem zgłoszenia lub pytaniami dotyczącymi Zjazdu, pytania należy kierować na adres: polonia2025@nil.org.pl .

Światowy Zjazd Polonijnych Środowisk Medycznych - Save a life