Klauzula informacyjna

Klauzula informacyjna

dotycząca przetwarzania danych osobowych

Uczestników Światowego Zjazdu Polonijnych Środowisk Medycznych

 „Save a life”

Ilekroć w niniejszej Klauzuli jest mowa o:

  1. Uczestniku – należy przez to rozumieć każdą osobę, która bierze udział w Światowym Zjeździe Polonijnych Środowisk Medycznych „Save a life”;
  2. Wydarzeniu/Zjeździe/Konferencji – należy przez to rozumieć na Światowy Zjazd Polonijnych Środowisk Medycznych „Save a life”;
  3. Organizatorze – należy przez to rozumieć Polskie Towarzystwo Lekarskie (PTL) i Naczelną Izbę Lekarską (NIL)
  4. Administratorze – należy przez to rozumieć Polskie Towarzystwo Lekarskie (PTL) i Naczelną Izbę Lekarską (NIL), które to podmioty, zgodnie z art.26 RODO są Współadministratorami danych osobowych Uczestników.

Na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej zwanym RODO, (Dz. Urz. UE L Nr 119, s. 1)

przekazuje się następujące informacje:

 Administrator, dane kontaktowe.

  1. Współadministratorami danych osobowych Uczestnika są:
    • Polskie Towarzystwo Lekarskie (PTL), ul. Hoża 5/7 m.75, 00-528 Warszawa, numer telefonu: +48 603 28 86 99, adres e-mail; polskietowarzystwolekarskie@gmail.com.
    • Naczelna Izba Lekarska (NIL) w Warszawie, ul. Jana III Sobieskiego 110, 00-764 Warszawa, numer telefonu: +48 22 559 13 00, adres-email: sekretariat@nil.org.pl, reprezentowana przez Prezesa Naczelnej Rady Lekarskiej.
  2. Funkcję Inspektora ochrony danych pełnią:
    Funkcję Inspektora ochrony danych pełni w Naczelnej Izbie Lekarskiej Agnieszka Witoszek, z którą można się kontaktować pod adresem e-mail: agnieszka.witoszek@nil.org.pl
    Wyznacza się punkt kontaktowy dla osób fizycznych, których dane osobowe są przetwarzane przez administratora: Agatę Śmiech, z którą można się kontaktować pod adresem polskietowarzystwolekarskie@gmail.com
  3. Administrator oświadcza, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się na zasadach określonych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym dalej RODO lub GDPR.
  4. Administrator w każdym aspekcie podejmowanych działań, związanych z organizacją Zjazdu, wdraża zasady privacy by design oraz privacy by default, a także zarządza ryzykiem w kontekście ochrony danych osobowych.
  5. Administrator danych Uczestników dba o odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych osobowych, w szczególności uniemożliwiające dostęp do nich osobom trzecim lub ich przetwarzanie z naruszeniem przepisów prawa, zapobiegając utracie danych, ich uszkodzeniu lub zniszczeniu.

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych.

  • Podanie przez Uczestnika danych osobowych ma charakter dobrowolny, ale stanowi warunek rejestracji – jest ono niezbędne celem zarejestrowania udziału w Zjeździe oraz prawidłowego wykonania usług Administratora w związku z rejestracją udziału w Zjeździe oraz realizacją Wydarzenia. Niepodanie danych osobowych spowoduje niemożność dokonania rejestracji i udziału w Konferencji.
  • Przetwarzanie przez Administratora danych następuje m.in. na podstawie następujących przepisów prawa:
  • Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), w szczególności art.6 ust.1 lit. a), c), e);
  • Ustawy z dnia 2 grudnia 2009 r. o izbach lekarskich (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1342 ze zm.),
  • Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 902),
  • Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2509),
  • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 164),
  • Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).
  • Przetwarzanie danych osobowych Uczestników następuje w celach:
  • Rejestracji uczestnictwa w Światowym Zjeździe  Polonijnych Środowisk Medycznych „Save a life”, organizowanym w dniach 21 i 22 listopada 2025 r. przez Polskie Towarzystwo Lekarskie i Naczelną Izbę Lekarską,  na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. przetwarzania na podstawie udzielonej zgody  na udział w Zjeździe i komunikowanie się z Uczestnikami w sprawach związanych z organizacją Wydarzenia, udokumentowania jego przebiegu, w tym sporządzenia listy Uczestników, wydania zaświadczeń uczestnictwa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora;
  • Organizacji i prawidłowego przebiegu Wydarzenia;
  • Marketingu produktów lub usług własnych Administratora w czasie trwania Zjazdu oraz po jej zakończeniu do czasu rezygnacji z otrzymywania oferty marketingowej oraz w związku ze świadczeniem usług drogą elektroniczną – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. na podstawie zgody Uczestnika;
  • Kontaktu po zakończeniu Zjazdu celem współpracy w innych inicjatywach i wydarzeniach organizowanych przez Administratora, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. dobrowolnie wyrażonej przez Uczestnika zgody;
  • Statystycznych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora, którym jest prowadzenie statystyk dotyczących świadczonych przez Administratora usług i prowadzonej przez niego działalności;
  • Utrwalania i promowania Wydarzenia oraz publikowania przekazów, relacji z Wydarzenia m.in. na stronie internetowej Administratora, w mediach społecznościowych, w tytułach wydawanych przez Administratora, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. dobrowolnie wyrażonej przez Uczestnika zgody;
  • Związanych z dochodzeniem i obroną przed ewentualnymi roszczeniami oraz dochodzeniem odszkodowań – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora;
  • Związanych z administracją dokumentami i archiwizacją dokumentacji– na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) i e), tj. realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa;
  • Przeprowadzania audytów i kontroli (wewnętrznych i zewnętrznych) u Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) i e) RODO, tj. realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa;
  • Innych, na jakie została udzielona odrębna zgoda;
  • Innych, nałożonych na Administratora przepisami powszechnie obowiązującego prawa.  

Kategorie danych osobowych i odbiorców danych osobowych.

  • Dane osobowe Uczestników zgromadzone przez Administratora mogą być udostępniane jedynie na podstawie przepisów prawa, uprawnionym do tego podmiotom i organom.
  • Dane osobowe Uczestników mogą być powierzane podmiotom wykonującym na rzecz Administratora usługi, m.in. dostawcom systemów informatycznych oraz usług IT, podmiotom świadczącym usługi serwisowe systemów informatycznych, prawne, finansowe, jedynie na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz w zakresie niezbędnym do realizacji zawartych umów.
  • Zakres przetwarzanych danych osobowych Uczestników obejmuje:
    • imię i nazwisko,
    • zawód,
    • kraj, z którego przyjeżdża Uczestnik,
    • numer telefonu,
    • adres e-mail,
    • wizerunek.
  • Administrator dokona rejestracji (w zakresie obrazu i dźwięku) przebiegu Wydarzenia. Udział w Zjeździe jest równoznaczny z wyrażeniem przez Uczestnika zgody na nieodpłatne nagrywanie i rozpowszechnianie wizerunku dla celów edukacyjnych i promocyjnych Administratora, chyba że uzyskanie takiej zgody nie będzie wymagane w świetle obowiązujących przepisów. Administrator oświadcza jednocześnie, że do sporządzenia nagrania dojdzie w formie, w której wizerunek Uczestnika będzie elementem większej całości.
  • Dane osobowe Uczestników nie są przekazywane do Państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
  • Dane osobowe Uczestników nie są i nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.

Okres przechowywania danych osobowych.

  1. Dane osobowe Uczestników przetwarzane będą przez okres 5 lat, licząc od końca roku w którym dane zostały pozyskane, zgodnie z terminami określonymi w przepisach powszechnie obowiązującego prawa oraz wewnętrznymi regulacjami Polskiego Towarzystwa Lekarskiego i Naczelnej Izby Lekarskiej, m.in. Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt.
  2. W niektórych przypadkach, określonych w Ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, dane osobowe mogą zostać zaliczone do kategorii archiwalnej „A” co oznacza, że po 25 latach zostają przekazane do Archiwum Państwowego.

Prawa osoby fizycznej i sposób ich wykonywania.

  1. W zależności od podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych Uczestnik ma prawo do:
  2. dostępu – uzyskania od Administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są jej dane osobowe. Jeżeli dane o osobie są przetwarzane, jest ona uprawniona do uzyskania dostępu do nich oraz uzyskania następujących informacji: o celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, informacji o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, o okresie przechowywania danych lub o kryteriach ich ustalania, o prawie do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych przysługujących osobie, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania (art. 15 RODO);
  3. do otrzymania kopii danych – uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu, przy czym pierwsza kopia jest bezpłatna, a za kolejne kopie administrator może nałożyć opłatę w rozsądnej wysokości, wynikającą z kosztów administracyjnych (art. 15 ust. 3 RODO);
  4. do sprostowania – żądania sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe, lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO);
  5. do usunięcia danych – żądania usunięcia jej danych osobowych, jeżeli Administrator nie ma już podstawy prawnej do ich przetwarzania lub dane nie są już niezbędne do celów przetwarzania (art. 17 RODO); 
  6. do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO), gdy:
  7. osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych,
  8. przetwarzanie jest nie zgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się ich usunięciu, żądając ograniczenia ich wykorzystywania,
  9. administrator nie potrzebuje już tych danych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
  10. osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą;
  11. do przenoszenia danych – otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego danych osobowych jej dotyczących, które dostarczyła Administratorowi, oraz żądania przesłania tych danych innemu administratorowi, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, lub umowy z nią zawartej oraz jeżeli dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
  12. do sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych w prawnie uzasadnionych celach Administratora, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, w tym wobec profilowania. Wówczas Administrator dokonuje oceny istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osób, których dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną interesy osoby, której dane dotyczą, będą ważniejsze od interesów Administratora, Administrator będzie zobowiązany zaprzestać przetwarzania danych w tych celach (art. 21 RODO).
  13. W celu skorzystania z wyżej wymienionych praw, osoba, której dane dotyczą, powinna skontaktować się, wykorzystując podane dane kontaktowe, z Administratorem i poinformować go, z którego prawa i w jakim zakresie chce skorzystać.
  14. W przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, Uczestnik ma prawo wycofać ją w dowolnym momencie. Nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.
  15. Uczestnik Wydarzenia, jeżeli uzna, iż przetwarzanie jego danych osobowych odbywa się z naruszeniem przepisów prawa, ma prawo wniesienia skargi do: Polskiego organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Światowy Zjazd Polonijnych Środowisk Medycznych - Save a life